Автор: В работе любой организации протокол является неотъемлемой частью деловой документации. Ведь он фиксирует ход встречи, на которой были рассмотрены важные вопросы. Ознакомившись с ним позднее, можно оценить принятые решения и понять, что делать дальше. Но как правильно вести протокол, чтобы он был максимально эффективен?
Первым шагом является выбор надежного протоколиста. Кандидат на эту должность должен обладать навыками фиксирования словесной информации, восприятия различных тем и даже психологических особенностей людей, чтобы не пропустить важные моменты. Важно вовремя реагировать на возникшие вопросы и не позднее в течение суток завершить оформление протокола.
Далее следует выбрать формат – электронный или бумажный – и правильно оформить его. В шапке должно быть указано название заседания, дата и место его проведения, а также список участников. Необязательно указывать должность/фамилию каждого, достаточно сокращенного варианта (например, «Иванов И.И.»). Также нужно указать председателя заседания и его заместителей.
В процессе ведения протокола нужно держать в голове несколько важных правил. Во-первых, надо уметь кратко и точно излагать суть выступлений каждого участника, чтобы протокол оставался читабельным для всех. Записывать концептуальные решения, мнения или мысли участников нужно на общем уровне, избегая подробностей.
Во-вторых, протоколист должен обеспечивать сохранность документа. Если он работает напрямую на компьютере, то должен часто сохранять текст. Если бумажный вариант, то каждый лист должен быть пронумерован, чтобы исключить возможность потери.
В-третьих, ни в коем случае нельзя забывать про подписи. После долгих трудов полученный протокол должен быть подписан председателем и всех участников. Это необходимо для закрепления принятых решений и составления итогов.
Выводящие правила несложны, но они обязательны для соблюдения. Ведь правильное ведение протокола упрощает коммуникацию и ускоряет работу над документами в целом. Нужно только выработать привычку правильного ведения протокола.
