Автор: В офисной среде слова могут иметь решающее значение. Как правильно подать записку, чтобы она не была проигнорирована, а ее содержание донесено до нужного человека? Статья предлагает образец наиболее эффективного написания сообщений.
Статья:
Если вы работаете в офисной среде, то вероятно сталкивались с необходимостью подавать записки. Это может быть проще, чем написать длинное письмо или подготовить презентацию, но какие слова выбрать и как составить короткое сообщение, чтобы оно не сбило с толку, а было понятно и точное?
Приведем образец записки:
«Уважаемый (Фамилия),
Пожалуйста, примите к сведению, что сегодня на ресепшн поступил звонок от клиента, желающего получить информацию о графике работы. Сотрудника на этой позиции не было, и клиент оставил сообщение на автоответчике. Клиент попросил позвонить ему обратно.
Благодарю за внимание,
(Ваше имя и фамилия)»
Пример можно адаптировать к различным ситуациям, например, чтобы сообщить о том, что вам нужен ответ на вопрос, который был задан вчера на встрече, о том, что необходимо напечатать документ, а принтер не работает, о том что кто-то не пришел на встречу и т.д.
Итак, какие принципы выбрать для составления короткой записки?
— Будьте кратки и конкретны. Сохраните название ситуации в одном коротком предложении, а затем уточните детали.
— Старайтесь писать на ясном, лаконичном языке. Используйте простые слова и выражения.
— Убедитесь, что сообщение ясно передает главную идею.
— Убедитесь, что адресат получит все необходимые сведения, чтобы принять решение.
Если вы следуете этим принципам, ваши записки будут эффективными и помогут сократить время и энергию, потраченные на решение задач.
Также важно убедиться, что записка дошла до нужного получателя. Если вы не уверены, стоит ли повторно отправить записку, чтобы убедиться, что ее получили.
В целом, составление и отправка записок в офисной среде — это не сложно, если следовать простым правилам. Будьте кратки, ясны и по возможности убедитесь, что получатель вовремя получил ваше сообщение. Ваша эффективность в офисе будет только увеличиваться, если вы научитесь подавать сообщения правильно.
