Автор: Как правильно составлять деловые письма, чтобы достичь своих целей и произвести наложительное впечатление на вашего адресата? Часто в таких ситуациях приходят на помощь столетия опыта и знания, заложенные в книгах по бизнес-письмам. В этой статье мы предлагаем рассмотреть основные принципы составления деловых писем, основываясь на советах из книг по этой теме.
Определение цели и аудитории
Первый и, пожалуй, самый важный шаг в написании письма — это четкое определение целей, которых вы стремитесь достичь, и аудитории, которую вы хотите достичь. Как отмечает автор книги «Writing Effective Business Letters» Луизе Фламме Бриггс, основными целями деловых писем могут быть запрошенные услуги, реклама продукции или завершение контракта. В зависимости от целей и аудитории вы можете выбрать соответствующий тон и форму ведения беседы.
Формат и структура
Несмотря на то, что формат и структура письма зависят от его целей и аудитории, имеются некоторые общие рекомендации, которые можно применить при написании любого типа письма. Большинство книг рекомендуют использовать удобочитаемый шрифт, тщательно продумать заголовок и начало письма, а также разбить его на легко воспринимаемые абзацы.
Тон и стиль
Как подчеркивает автор книги «Effective Business Communication» Хью Линн, тональность и стиль письма должны основываться на культурных нормах и ценностях той страны, где вы отправляете письмо, а также на цели, которые вы хотите достичь. В целом, деловые письма должны быть вежливыми, профессиональными и ясными в выражении мыслей.
Ключевые фразы и слова
Один из самых эффективных способов сделать ваше письмо кратким и информативным — это использовать ключевые фразы и слова. Согласно автору книги «Successful Business Communication» Арчер Гарт АМ, ключевые фразы и слова помогают понять переписку и легко отслеживать суть разговора. Также они могут быть полезны при создании эффективных заголовков и подзаголовков.
В итоге, хотя все деловые письма уникальны в зависимости от целей и аудитории, полезно обратиться к книгам по бизнес-письмам для получения ценных советов о форматировании и написании кратких, четких и профессиональных писем. Надеемся, что вы найдете наши рекомендации полезными и сможете использовать их при написании своих следующих деловых сообщений.
