Автор: В данной статье мы расскажем, что такое опись документов, зачем ее необходимо составлять и как правильно ее заполнить. Представлены образцы и инструкции для удобства понимания процесса.
Опись документов является неотъемлемой частью архивного дела и является универсальным инструментом для хранения и поиска необходимых документов. Она содержит перечень всех документов, хранящихся в архиве, имена лиц, ответственных за хранение документов, даты поступления и выбытия документов.
Прежде всего, для начала составления описи необходимо ознакомиться с имеющимися документами. Перед началом работы следует определить, какие категории документов будут включены в опись. Опись может содержать любые виды документации: от регистрационных книг до деловой корреспонденции.
Для каждого документа, включенного в опись, необходимо указать следующие данные:
— Номер документа: нумерация должна быть непрерывной, не допускается пропуск номеров.
— Наименование документа: указывается краткое описание содержания документа.
— Дата создания: указывается дата создания документа или дата, к которой он относится.
— Место хранения: указывается место хранения документа и его инвентарный номер. Точное место хранения поможет быстро найти документ в архиве.
— Состояние документа: указывается состояние документа (оригинал, копия, переписка и т.д.).
Если в опись включены конфиденциальные документы, вместо номера следует указывать шифр. В случае если документ был выдан из архива, следует указать дату и номер выдачи документа.
Помимо общих данных, для каждой категории документов могут быть уточнения и дополнительные параметры, которые необходимо указать в описи. Например, для деловой корреспонденции следует указывать краткое описание входящего и исходящего документов. Для фотографий или чертежей необходимо указывать год, автора и тему.
Опись документов должна быть актуальной и регулярно обновляться. Все изменения и нововведения также необходимо вносить в опись. Правильное заполнение описи документов ускоряет работу архива и обеспечивает максимально эффективный поиск необходимых документов. Теперь вы знаете, как правильно ее составлять.
