Автор: В статье рассказывается о том, как правильно составлять протокол собрания. Дается понятное объяснение, какие данные должны быть включены в протокол, а также технические рекомендации по оформлению.
Составление протокола собрания является важной задачей, которая возлагается на секретаря. От того, насколько точно и полно он перенесет в текст решения собравшихся, зависит дальнейшая работа органов управления.
Чтобы выполнить эту задачу без ошибок, секретарь должен знать несколько правил:
1. Грамотность и точность в выражении мыслей. В протоколе не должно быть грамматических ошибок и некорректных описаний.
2. Полнота описания происходившего. Секретарь должен проявлять настойчивость и активно заставлять говорящих высказывать свои мысли по существу, чтобы не пропустить необходимые данные.
3. Наличие номера, даты и причины сбора. Эти элементы являются обязательными. Уделяйте им особое внимание.
4. Перечень присутствующих. Обязательно указание имени, фамилии и должности лица, которое присутствовало на собрании.
5. Указание на то, кто предложил инициативу и каким образом было принято решение. В этом пункте в протоколе следует подробно описать саму идею, а затем всю последовательность решений — от голосования до замены темы дискуссии.
6. Сокращения количества слов и фраз. ОПС (одинаковое положение сторон), аббревиатуры иностранных компаний, которые могут быть понятны только вы, используйте только в случаях, когда они упоминаются часто.
7. Подпись. Протокол должен завершаться подписью секретаря и председательства.
Сделать протокол собрания идеальным не так просто, но благодаря знанию этих правил секретарь получит более точный и подробный отчёт о решениях, принятых на собрании.
