Автор: Протокол заседания — это документ, который фиксирует все существенные моменты и решения, принимаемые на совещании или совещательном органе. Он является неотъемлемой частью корпоративной культуры и помогает избежать недопонимания и конфликтов. О том, как составлять качественный протокол заседания, и поговорим в данной статье.
Протокол заседания — это документ, в котором содержится информация о том, кто принимал участие в заседании, какие вопросы обсуждались, какие решения принимались и другие заметки, которые могут быть полезны в будущем. Он выполняет несколько функций, в том числе:
— Помогает сохранить информацию о прошедшем заседании.
— Становится инструментом для координации и гармонизации действий команды.
— Обеспечивает законность и соблюдение повестки дня на заседании.
Но чтобы протокол выполнял свои функции, он должен быть составлен правильно. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сделать протокол максимально полезным и информативным.
1. Подготовка материалов
Для того чтобы составить хороший протокол, нужно заранее подготовиться. Это означает, что нужно ознакомиться со списком вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, а также иметь копии соответствующих документов и материалов.
2. Наблюдение за дискуссией на заседании
Хороший протокол должен содержать не только факты, но и тональность заседания. Секретарь должен отслеживать атмосферу на заседании, чтобы перевести её в протокол. Например, акцентировать наитворчивого и доверенного члена группы, который может иметь важные заметки.
3. Соблюдение формата протокола
Формат протокола должен быть согласован заранее и однозначно известен всем участникам заседания. В идеале, это должен быть стандартный формат, который не меняется из заседания в заседание. Если изменения необходимы, они должны быть согласованы.
4. Несмотря на все свои рекомендации, протокол должен быть простым в использовании
Секретарь должен использовать ясный и понятный язык, во избежание возможных неоднозначностей в контексте кодификации. Протокол должен содержать только основные и существенные моменты заседания, без какой бы то ни было долговой документации. Дополнительные заметки могут быть сохранены в более подробном протоколе.
В заключении, хочется отметить, что составление протокола заседания это важная задача внутри корпоративной культуры, которая сохраняет интегритет и законность действий в локальной организации. Правильное заполнение протокола заседания обеспечивает интегритет и порядок действий при обработке решений, принятых в рамках заседания.
