Автор: Объяснительная записка – важный документ, который позволяет обосновать свои действия или бездействие, а также дать пояснения по тому или иному вопросу. Ее составление является неотъемлемой частью корпоративной культуры, касающейся деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим, как правильно составить объяснительную записку и оформить ее.
Первое правило составления объяснительной записки – это ее строго деловой характер. В ней не должно быть лишних подробностей или эмоциональных выражений. Ее цель – просто и четко объяснить отсутствие, задержку, несоответствие требованиям или выполнение неправильных действий.
Структура объяснительной записки должна быть лаконичной и строго по форме. Первый абзац должен содержать информацию о дате, имя отправителя и получателя, а также суть письма. Далее следует объяснение ситуации, которая требует пояснения.
Необходимо дать объективную информацию об обстоятельствах, приведших к проблеме. Это поможет понять почему так произошло и как предотвратить аналогичные ситуации в будущем. Также, в конце объяснительной записки, следует озвучить свои готовность предпринять действия для устранения причины возникшей проблемы.
Рекомендуется указывать в письме все обстоятельства, которые могут иметь влияние на принятие решения. Это может оказаться полезно, если в дальнейшем потребуется предоставить дополнительную информацию. И не забудьте, что объяснительная записка – это деловой документ, поэтому оформление должно соответствовать принятым стандартам.
В заключение, отметим основные моменты, которые следует учитывать, чтобы пояснение было правильно, корректно и четко. Это должны быть данные, свободные от пристрастий, четко сформулированные факты, которые объясняют проблему и позволяют принять решение. После отправки объяснительной записки рекомендуется также убедиться, что она была получена и ее было получено соответствующее решение.
