Автор: В статье рассмотрены основные правила, которые помогут бизнесменам правильно составлять извещение о готовности товара к отгрузке. В ней вы узнаете, какие элементы должны быть включены в извещение, как правильно формулировать текст и какие сроки необходимо учитывать при его подаче.
Статья:
Извещение о готовности товара к отгрузке — это один из наиболее важных документов для любого бизнеса, занимающегося производством или продажей товаров. Ведь именно оно позволяет своевременно информировать покупателя о том, что его заказ готов к отправке. В связи с этим, правильно составленное извещение может существенно повлиять на репутацию компании и ее бизнес-процессы в целом.
Если вы только начинаете свой бизнес и еще не знакомы с правилами составления извещения о готовности товара к отгрузке, то наша статья поможет вам в этом.
1. Ответственный за составление
Важно понимать, что отправка извещения является ответственностью компании, поэтому его составление должен осуществлять специалист, ответственный за выполнение заказа и сопровождение клиентов. Это может быть менеджер по продажам, покупки или логистики.
2. Элементы извещения
Ниже перечислены основные элементы, которые должны обязательно быть указаны в извещении о готовности товара к отгрузке:
— ФИО или наименование компании-покупателя
— Наименование заказа и его описание
— Дата изготовления товара и срок годности (если есть)
— Количество и стоимость товара
— Способ доставки и адрес получателя
— Информация об оплате (если полная или частичная предоплата уже произведена)
3. Сроки подачи
Извещение о готовности товара к отгрузке должно быть отправлено в соответствующую организацию в течение 5 рабочих дней после изготовления товара. Если изготовление товара заняло несколько дней, то это время также должно быть учтено при подаче извещения.
4. Формат и стиль текста
Текст извещения должен быть написан лаконично и четко. Избегайте лишних деталей и повторений, так как это может привести к недопониманию и затруднить понимание самой сути сообщения. Используйте правильную грамматику и пунктуацию, чтобы избежать ошибок и недоразумений.
5. Пример извещения
Ниже приводим пример текста извещения:
Уважаемый(ая) Иванов И.И.!
Сообщаем Вам, что выполнен Ваш заказ на изготовление товара — «Двигатель 14». В соответствии с договором №123 от 01.02.2021 мы готовы к отправке заказа на указанный Вами адрес.
Стоимость заказа составляет 50 000 рублей. Доставка осуществляется компанией «Деловые линии» стоимость доставки 3000 рублей за счет покупателя, по адресу: г. Москва, ул. Примерная, дом 123.
Оплата должна быть произведена по безналичному расчету. Выставлен счет на оплату, который необходимо оплатить в течение 3 рабочих дней.
С уважением, компания «ТехНика».
В заключение, необходимо отметить, что правильно составленное извещение о готовности товара к отгрузке является одним из важнейших атрибутов деловой культуры и помогает установить доверительные отношения между бизнесом и покупателем. Его подача вовремя и в правильном формате — залог успешного коммерческого сотрудничества.
