Автор: Исполнительная документация – это непременный атрибут многих рабочих процессов. Но как не запутаться в ее утратах и недостатках, сохранить порядок и не удариться об ошибки? Открываем полезные советы и рекомендации по правильному составлению исполнительной документации.
Статья:
Исполнительная документация – это информационный инструмент, который отображает весь процесс работы. Здесь собраны все договоренности, инструкции, регламенты, планы, протоколы и другие знания, необходимые для выполнения работы. Однако, не всегда мы умеем правильно составлять этот документ. Получается куча бумаг, в которых легко запутаться. А ошибка в важной детали может привести к серьезным последствиям. Что же нужно делать, чтобы не запутаться, сохранить порядок и избежать ошибок в исполнительной документации?
Во-первых, необходимо определить ее применение и цель. Нужно четко понимать, что и для чего создается данный документ. Он может использоваться для контроля над ходом работы, фиксации промежуточных результатов, определения конкретных задач и даже для проверки качества продукции. Задумайтесь о том, что именно вы хотите видеть в этом документе.
Во-вторых, нужно правильно оформить документ. Он должен иметь точное название, дату и номер. Не забудьте указать ответственных лиц и поставить подпись. Обратите внимание на правильность написания. Использование понятной лексики, ясно сформулированных целей и заголовков поможет избежать путаницы.
В-третьих, влошить дисциплину в процесс составления. Это означает, что каждый раз нужно использовать одинаковый стандарт и обязательно следовать ему. Ведь если каждый раз используется разный стандарт, то это сложно объединить все документы в единый процесс.
В-четвертых, не забывайте про контроль исполнительной документации. Это означает, что нужно быть в постоянной связи с коллегами и не фиксироваться на своей позиции. Перед заполнением документа необходимо обсудить его с коллегами и получить их комментарии. Это может быть критика, пожелание или иная информация. Уделите внимание на структуру документа и его логическое развитие.
В-пятых, поддерживайте документ по мере необходимости. Это означает, что нужно постоянно перепроверять, не появились ли в исполнительной документации недопустимые ошибки и нет ли в ней несогласованности.
В заключение отметим, что правильно составленная исполнительная документация – это залог успешной работы, где все пункты отображены точно и четко. Но чтобы достичь такого результата, нужно следовать определенному стандарту и узнать основные правила работы с технической документацией. Соблюдая эти правила, вы сможете избежать путаницы и добиться желаемого результата.
