Автор: В статье описываются основные правила и примеры составления деловых писем. Описывается, как правильно выбрать форму обращения, как структурировать письмо, как использовать основные элементы и как избегать ошибок.
Составление деловых писем может показаться простым делом, особенно если вы уже обладаете определенным опытом письменного общения в бизнесе. Однако, как и любой другой жанр письма, деловое письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при его составлении.
Во-первых, необходимо правильно выбрать форму обращения. Если вы не знаете человека, которому отправляете письмо, используйте форму «Уважаемый», если же вы знакомы с адресатом, следует использовать форму обращения по имени и отчеству.
Во-вторых, письмо должно быть структурировано и иметь определенную логическую последовательность. Самый важный элемент в письме – это тема, которая должна отражать ее содержание. Затем следует вступление, в котором можно указать причину написания письма или выразить благодарность. Также необходимо указать основное предложение: что именно вы хотите передать в этом письме. В заключение следует поблагодарить адресата и уточнить, если это требуется, дополнительную информацию.
В-третьих, необходимо правильно использовать основные элементы: заголовок, обращение, текст письма и приветствие. Они должны быть оформлены соответствующим образом. Заголовок должен быть кратким и содержательным, обращение – корректным и уважительным, а текст письма – четким и по содержанию соответствовать теме.
В-четвертых, следует избегать ошибок. Наиболее распространенные ошибки – это отсутствие темы или недостаточная ее конкретность, непонятность и многословность, использование слишком формального или неуместного языка.
Пример делового письма:
Тема: Сотрудничество с вашей компанией
Уважаемый Иван Иванович,
Выражаю свою благодарность за то, что вы нашли время прочесть это письмо. Мы – компания «XYZ» – заинтересованы в сотрудничестве с вашей компанией.
Наша компания активно развивается в сфере производства и продажи штучных товаров. Наши клиенты получают отличный сервис и высокое качество продукции. Мы убеждены в том, что ваша компания сможет оценить качество наших товаров и услуг.
Поэтому, мы бы хотели предложить вам ознакомиться с нашим ассортиментом, который мы готовы предложить вашей компании. Надеемся на ваш положительный ответ и будем рады сотрудничеству.
С уважением,
Иван Петрович
Директор компании «XYZ»
