Автор: В данной статье мы рассмотрим, как правильно составлять протоколы и какие элементы должны в них присутствовать. Протокол – это документ, фиксирующий результаты встречи, заседания, совещания и т.д. Протокол позволяет сохранить информацию об обсуждаемых вопросах, принятых решениях и ответственности за их выполнение. Ниже мы описываем шаги, которые часто используются и рекомендованы для создания эффективных протоколов.
Шаг 1: указание информации об встрече. В первом пункте следует указать дату и время встречи, а также ее место проведения и список участников.
Шаг 2: обзор повестки дня. В данном пункте следует перечислить предлагаемые вопросы, по которым было проведено совещание или встреча.
Шаг 3: подробное описание обсуждений. Данный раздел должен содержать информацию о вопросах, о которых шла речь, и процедурах, предлагаемых решениях, а также пометки по принятию решений и результаты голосования.
Шаг 4: назначения и обязательства. В пункте обязательств следует определить, кто действует, а также указать дату и время выполнения задачи.
Шаг 5: cписок документов. Если были предоставлены документы в процессе встречи, необходимо перечислить их в данном пункте.
Шаг 6: подписание и дата. Протокол должен быть подписан всеми участниками встречи и содержать дату составления.
Несмотря на то, что правила составления протоколов могут отличаться в зависимости от организации и целей встречи, вышеупомянутые шаги могут помочь в создании четкого и удобочитаемого документа, который может быть использован для последующих ссылок и обзоров важной информации.
Шаг 7: дополнительные рекомендации. В данном разделе могут быть включены дополнительные рекомендации, которые помогут участникам встречи понимать и следовать правилам. Например, инструкции, как изменить протокол, если это потребуется.
В заключение, мы рекомендуем делать протоколы доступными для всех участников, а также оставлять некоторое время на проверку и внесение изменений в них, если это необходимо. Составление качественного протокола может сэкономить время и снять страх перед непониманием и неопределенностью.
