Автор: Служебные записки – важный инструмент организации работы внутри организации. Но не всегда удается написать такую записку, которая поможет получить быстрый и правильный ответ от руководства или коллег. Основной проблемой является отсутствие опыта и понимания, как правильно составить такой документ. В этой статье вы найдете советы по составлению служебных записок, примеры и рекомендации.
Первым шагом является определение основной цели записки. Не следует писать всю историю происходящего, лучше сосредоточиться на сути проблемы и предложить варианты ее решения. Важно использовать конкретные факты и не предполагать, что другая сторона знает все обстановке.
Кроме того, нужно помнить о форматировании и структуре записки. Она должна быть логичной и понятной, не занимать больше одной страницы, а также содержать только необходимую информацию. Необходимо указать дату и время написания записки, а также контактные данные, чтобы коллегам или руководству было проще связаться с вами.
Примером можем привести такую служебную записку:
Дата: 01.01.2021
От кого: Иван Иванов, менеджер отдела продаж
Кому: Петр Петров, генеральный директор
Заголовок: О возможном сокращении бюджета отдела продаж
Уважаемый Петр Петров!
Согласно новых планов нашей компании, возможно сокращение бюджета нашего отдела на 20%. Я бы хотел предложить следующие варианты решения данной проблемы: сокращение расходов на рекламу, изменение ценовой политики компании или пересмотр планов по увеличению выручки. Я готов к обсуждению данных вопросов и подробному разъяснению моих предложений.
С уважением,
Иван Иванов
Однако, паралельно нужно уметь отвечать на служебные записки, чтобы взаимодействие в организации эффективно решалось на разных уровнях.
Пример ответа на служебную записку:
Дата: 02.01.2021
От кого: Петр Петров, генеральный директор
Кому: Иван Иванов, менеджер отдела продаж
Заголовок: Предложение по сокращению расходов
Уважаемый Иван Иванов!
Я благодарю вас за информацию и предложения по сокращению расходов в отделе продаж. Я готов обсудить эти варианты на нашем следующем совещании, которое должно состояться 5 января. Поручаю вам подготовить материал для дискуссии на эту тему.
С уважением,
Петр Петров
Важно помнить, что служебная записка – это документ, который должен иметь четкую структуру и содержание, грамотную формулировку и быть направлен на решение конкретной проблемы. Примеры служебных записок могут помочь вам правильно составить такой документ и еще раз подчеркнуть основные правила.
