Автор: Составление сметы на организацию праздника может вызвать множество вопросов у даже самых опытных организаторов. Как правильно оценить все расходы и не потратить бюджет зря, расскажем в нашей статье.
Составление сметы – важный момент при подготовке к проведению праздника. От того, насколько точно и правильно оценены все расходы, будет зависеть, сколько денег нужно будет потратить на организацию мероприятия.
В первую очередь, нужно определить, какой тип праздника вы хотите организовать: корпоративное мероприятие или частный праздник? Если вы решили провести корпоратив, то, скорее всего, на бюджетное планирование влияет максимальное количество гостей. В случае же, если это частный праздник, стоит учесть, что бюджет на организацию вечеринки не бесконечен.
Как правило, для оценки расходов на мероприятие используют формулу «стоимость одного гостя». Эта формула позволяет более точно рассчитать бюджет: вы всегда сможете рассчитать, сколько денег будет уходить на одного гостя в зависимости от того, какой тип мероприятия вы организуете. Обычно на одного гостя приходится от 5 до 20 тысяч рублей. Зависит от многих факторов: тип мероприятия, город проведения, количество гостей и т.д.
Начать составление сметы нужно с основных пунктов: питание, аренда зала, развлечения, декорирование. Но знание стоимости этих услуг это только первый шаг. Важно также учесть все нюансы и непредвиденные расходы, вроде дополнительного света и звука, различных материалов для декора, а также оплату услуг ведущего, фотографа и других специалистов.
Не стоит забывать также об износе оборудования и инвентаря и за это к оплате могут быть добавлены дополнительные платежи.
Кроме того, нужно учитывать, что все цены на услуги могут меняться в зависимости от сезона проведения мероприятия: в праздничные дни расценки на аренду зала и оборудования могут значительно вырос.
Составление сметы – это целое искусство, которым лучше довериться профессионалам. Если вы не хотите тратить время и силы на организацию своего праздника, обратитесь в агентство, которое поможет не только составить смету, но и организовать и провести мероприятие на высшем уровне.
