Автор: В этой статье мы расскажем, как правильно составлять протокол совещания, чтобы он был четким, точным и информативным. Мы представим примеры протоколов и объясним, какие элементы должны быть включены в текст документа.
Правильное составление протокола совещания – это не только одна из важнейших задач секретаря или ассистента, но и необходимость для всех остальных участников совещания, чтобы иметь четкое понимание решений и обязательств, принятых на совещании.
Основные навыки для составления правильного протокола совещания:
1. Слушайте внимательно. Чтобы составить хороший протокол, нужно быть внимательным слушателем и записывать ключевые моменты, принятые решения, ответственности и сроки, а не переписывать всё, что говорят участники.
2. Организуйте информацию. Хороший протокол должен быть организованным и легким для понимания. Разбейте информацию на разделы и помните о главной цели протокола – документировать результаты совещания, а не рассказывать о его ходе.
3. Соблюдайте формат. Убедитесь, что протокол написан согласно стандартам оформления документов вашей организации. Используйте единый формат заголовков, списков и блоков текста, чтобы создать чистый и приятный для чтения документ.
4. Не забывайте описывать результаты. Протокол должен содержать ключевые пункты, которые были обсуждены, какие решения были приняты и кто был назначен на выполнение определенных задач. И не забывайте описывать как именно будут проверяться результаты решений на практике.
Пример протокола совещания:
Тема: Проект «ABC»
Дата: 10.04.20XX
Участники: Иванов И., Петров П., Сидоров С.
Повестка дня: Обсуждение основных направлений проекта «ABC» и распределение обязанностей.
Решения:
1. Проект «ABC» будет дополнительно проработан командой до 30.06.20XX.
2. Петров П. будет ответственен за разработку ключевых стратегий проекта.
3. Сидоров С. будет ответственен за разработку сценария продаж.
4. Иванов И. будет ответственен за создание маркетинговой стратегии.
Ожидаемые результаты:
1. Команда представит результаты работы по проекту до 30.06.20XX.
2. Сделать презентацию проекта для инвесторов до 15.07.20XX.
3. Заключение контракта с инвесторами до 31.07.20XX.
Формулировка решений, связанных с проектом, и их временные рамки будут отражены в отдельном документе, который будет разработан и одобрен командой до 30.05.20XX.
Заключение:
Хорошо составленный протокол совещания является важным документом для дальнейшей работы команды и решения проблем, возникающих в процессе реализации проекта. Следование правилам, представленным в этой статье, и определённые стандарты помогут создать понятный, легкий для чтения и эффективный протокол, который будет востребован в дальнейшем.
