Автор: Составление протокола является обязательным элементом ведения деловой документации при проведении любых встреч. В статье будут рассмотрены правила, советы и рекомендации о том, как правильно составлять протокол встречи.
Статья:
Составление протокола встречи является одним из самых важных этапов ведения деловой документации. Независимо от того, в какой сфере деятельности работаете и какие задачи решаете, грамотное ведение записей поможет вам в будущем избежать недоразумений и споров с коллегами, партнерами и клиентами. При этом составление протокола должно происходить в соответствии с определенными правилами.
Перед началом встречи необходимо определить того, кто будет вести протокол. Если у вас есть ассистент, то его функцией может быть составление записей, но если вы работаете самостоятельно, то необходимо работать параллельно и составлять протокол самостоятельно.
Важно, чтобы в протоколе были указаны все существенные моменты, уточнения и комментарии, которые были произнесены на встрече. Также необходимо учитывать, что протокол должен быть объективным и не содержать персональной оценки каких-либо действий или высказываний.
Помимо этого, в протоколе необходимо указывать дату, время и место встречи, а также имена всех участников и их роли. Важно отмечать все важные моменты, которые были рассмотрены на встрече, и не допускать пропусков в информации. Если вам не удалось запомнить все детали, не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы участникам встречи.
Кроме того, необходимо отметить в протоколе действия, которые ожидаются от каждого участника после встречи. Может быть полезным также отметить даты и сроки, к которым должны быть выполнены эти действия.
В заключение, не забывайте о том, что протокол встречи должен быть легко читаемым и понятным для всех заинтересованных лиц. Выполнение этих правил поможет вам составить качественный протокол встречи, который поможет избежать недоразумений, сбоев и споров в будущем.
